Bureau numérique : un portail intranet collaboratif au croisement des services et métiers de la collectivité territoriale

OBJECTIFS ET USAGES

• Le portail intranet dédié aux agents de la Métropole Toulon Provence Méditerranée est un dispositif central pour la collectivité, au croisement de tous ses services et métiers. En 2019, la Métropole Toulon Provence Méditerranée a initié une démarche de refonte et de transformation de son site intranet afin de le rendre plus collaboratif, de développer de nouveaux usages et de démocratiser son utilisation auprès de l’ensemble des agents de la collectivité.

• Nos équipes ont été mobilisé sur ce projet de développement et d’accompagnement avec comme objectif principal : la transformation et l’évolution du portail intranet de la collectivité d’un usage centré sur l’information et à la documentation vers la mise à disposition d’un véritable bureau numérique collaboratif regroupant différentes applications métiers transversales, des espaces collaboratifs pour le partage de documents et une interconnexion avec les outils de Microsoft Office 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneDrive…)

• Cette mission de développement et d’accompagnement a ainsi donné lieu à de nombreuses évolutions fonctionnelles et techniques visant à transformer le site intranet de la Métropole Toulon Provence Méditerranée en un véritable bureau numérique. Citons par exemple :
  • le développement d’une application « Annuaire » permettant aux agents de la collectivité de rechercher facilement un agent de la collectivité afin d’accéder à une fiche d’information exportable et imprimable contenant ses coordonnées de contact, sa localisation sur l’un des sites de la Métropole et des informations supplémentaires sur son service.
  • la réalisation d’une application « Marchés publics » permettant de dématérialiser les procédures préparatoires à la passation d’un marché. Les agents ont ainsi la possibilité d’éditer facilement les documents préparatoires à la passation, de réaliser des demandes de bons de commande et d’accéder à un moteur de recherche pour consulter, exporter et imprimer les documents relatifs aux marchés publics passés par la collectivité.
  • la mise en place d’une application « RH » permettant aux agents de la collectivité d’effectuer directement depuis le portail intranet un ensemble de démarches RH, comme la déclaration du temps de travail d’heures supplémentaires ou d’astreintes réalisées… C’est ainsi plus d’une vingtaine de formulaires qui ont été dématérialisés et désormais accessible depuis le bureau numérique de la Métropole Toulon Provence Méditerranée.
  • la conception d’une application de réservation de véhicule permettant de faciliter la mise à disposition de la flotte de véhicules de la Métropole en donnant la possibilité aux agents de rechercher les véhicules disponibles en fonction du type de véhicule et selon une date de prise en charge et de restitution. Pour finaliser la réservation, l’agent est invité à saisir des informations sur son déplacement et reçoit une notification par email avec le récapitulatif de la réservation, une fois cette dernière validée.
  • le déploiement d’une application de réservation de salle permettant aux agents de consulter le planning des réservations et de rechercher une salle disponible selon sa localisation, ses équipements et sa capacité d’accueil. Une fois la réservation validée, un événement sera automatiquement ajouté dans le calendrier Outlook de l’agent de la collectivité.